Gestructureerde elektronische facturen verplicht vanaf 1 januari 2026 voor facturatie tussen bedrijven b2b

Een factuur in UBL-formaat is meer dan een klassieke factuur in pdf. Aan de voorgrond is de factuur zichtbaar in pdf, maar achterliggend gaat het om een volledig gecodeerde factuur die alle verplichte data bevat. Dergelijke facturen kunnen door de bestemmeling via een technologische tool gelezen en automatisch en digitaal behandeld worden. Vanaf 1 januari 2026 bent u verplicht elektronisch te factureren via het PEPPOL-netwerk in een b2b omgeving (tussen ondernemingen). Het PEPPOL-netwerk (Pan-European Public Procurement Online) garandeert een veilige realtime overdracht van facturen in heel Europa.

Hierdoor zullen enerzijds de administratieve lasten drastisch gereduceerd worden en anderzijds zal deze verplichting bijdragen aan de strijd tegen belastingfraude. Dergelijke facturen bevatten door de automatisering minder fouten en vergemakkelijken controle-initiatieven.

Voor de kosten die kleine vennootschappen of éénmanszaken tijdens de boekjaren 2024 tot en met 2028 maken om vanaf 2026 dergelijke facturen via het PEPPOL-netwerk te bezorgen aan hun professionele klanten, voorziet de wetgever in een verhoogde kostenaftrek van 120%. Het gaat hier bijvoorbeeld om abonnementskosten van facturatiepakketten. Merk echter op dat afschrijvingen, bijvoorbeeld van facturatiesoftware die aangekocht wordt, uitdrukkelijk uitgesloten zijn van de verhoogde aftrek!

Opgelet! Wanneer u reeds elektronische facturen naar uw klanten stuurt, is het mogelijk dat de factuur door de virusscanner of firewall van de klant tegengehouden wordt. Enkel wanneer zowel u als uw klant boekhoudsoftware gekoppeld aan het PEPPOL-netwerk gebruikt, bent u zeker dat uw uitgaande facturen hun bestemming bereiken. U kunt dus best meteen gebruik maken van het PEPPOL-netwerk, hetgeen vanaf 2026 immers verplicht is. Indien uw klanten nog niet beschikken over software die gekoppeld is aan het PEPPOL-netwerk, vraag hen dan om u (als verzender van de facturen) te whitelisten in de instellingen van hun firewall en virusscanner, zodat die uw bijlagen doorlaat.